OA智能办公自动化办公系统详解

提高办公自动化水平一直是大家追求的目标。 无论是企业还是党政机关都对办公自动化寄予厚望。 近十年来，计算机和网络技术飞速发展。 财务、进销存等管理软件、个人办公软件已在国内得到推广应用。 然而企业级办公自动化应用却困难重重，进展甚微。 有实力的单位根据自身需求投入了大量的人力、物力进行项目开发，但成功应用的并不多。 外研科技作为专业的办公自动化软件开发商，专注于OA软件的研发和推广。 经过不懈努力，探索出推进办公自动化应用的新模式。

OA办公系统是政府、企事业单位实施无纸化办公的解决方案。 产品的目标是帮助客户快速建立灵活、灵活、高效的电子化协同办公和知识管理环境。 具体来说，它主要实现了以下四个方面的功能：

● 建立内部沟通平台；   ● 实现工作流程自动化；   ● 建立信息发布平台；   ● 实现文件管理自动化。

一、适用范围

● 各类企业、企业集团的办公自动化；

● 各级党政机关办公自动化；

● 支持知识管理和管理；

● 支持分布式办公和移动办公。

2. 功能介绍

1.内部沟通平台

◆ 电子邮件

您可以使用电子邮件与组织内的人员进行通信，并创建、发送、接收、阅读、回复等电子邮件。

◆ 在线短信

它可以即时感知用户是否在线，并可以使用在线短信功能进行实时沟通和留言。

◆ 手机短信（需要与当地电信部门取得协议才能使用短信接口）

手机短信可以发送。 当重要工作到来时，通知将以短信的形式发送到非在线用户的手机上，确保重要事件及时通知。

2.信息发布平台

◆ 电子公告

可以发布公告、通知或告示等各种公共信息。 各部门还可以建立自己的公告系统。

◆ 电子论坛

为用户提供信息交流、交流思想、讨论问题的空间。 他们可以根据需要发起和创造某些话题，其他人可以在这里自由讨论和发言，包括咨询、回答和收集意见。

◆ 电子出版物

在线收集、编辑和发布内部出版物。 出版物编辑筛选相关信息并将其汇编成期刊并在线发布。 所有用户都可以参与投稿并阅读各种已发表的期刊。

3、日常办公室工作

◆ 网上审批

单位内的各种审批均可在线办理，如：工作申请、工作汇报、工作分配、部门间工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程均可在线办理审批。

◆公文处理

实现收文、发文的电子化处理，提高公文处理效率。 接收文件处理可办理通信的登记、准备、审批、传阅、受理、转交等工作。 公文签发处理可以处理公文制作、分发中的起草、审核、会议、下发、编号、登记、打印等环节。

◆ 工作监控

领导可以实时监控各项任务的进展情况，了解每个人处理每项任务的情况，并可以督促他们去做。

4. 文件管理

◆文件管理

文件是信息和知识的载体。 文件管理的目的是有效地组织和控制文件的存储、读取和查找； 并提供快速检索工具。

◆ 文件库设置

可以根据单位的实际业务需要设置文件库的数量，也可以根据需要设置文件库中文件夹的数量和级别，实现文件的分级管理。

◆ 访问权限

提供文件库、文件夹、文件的多重访问权限控制，保证文件访问和操作的安全。

5、会议管理

提供整个会议流程的管理，包括会议计划和会议纪要两部分。 会议计划包括：计划制定、计划批准、通知和会议安排查询。 会议记录包括：会议记录的起草、审核、批准，会议记录文件的管理和查询。

六、组织管理

◆ 组织架构

设置组织架构和人员，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位的职能说明等。

◆ 权限划分

根据部门职能、岗位职责和工作需要，对所有人员进行权限授予，确定符合其工作需求的使用权限。

7. 系统管理

管理和维护组织结构、表单格式、工作流程、数据字典、打印格式和统计定义等功能和模块。

8.助理办公（增强版）

◆ 物品管理

提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存及可用信息查询、物品使用申请与审批、物品发放与挂失等功能。

◆ 车辆管理

提供车辆信息登记、车辆状态在线实时查询、车辆申请、车辆审批、车辆及驾驶员调度等功能。

◆ 资源管理

提供单位内各类共享资源分类登记、使用状态查询、资源预留申请、审批调度等功能，实现资源在线管理，提高资源利用率。

◆ 图书馆管理

提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能。

◆ 领导活动安排

提供领导活动计划制定及审批、日程查询等功能。

◆ 名片管理

提供名片信息注册、管理和共享等功能，可自由设置私人和共享名片。

◆ 时刻表

提供各类时刻表信息（航班时刻表、火车时刻表等各类时刻表）发布、查询等功能。

◆ 信息收集与整理

提供信息采集整理、信息发布编辑、发布和审核功能。

三、产品特点

1.可定制：组织结构、表单格式、工作流程、访问权限、打印格式、统计等完全可定制

◆ 组织架构

设置组织架构，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位的职能说明。 组织结构是系统工作管理和权限分配的基础。

◆ 表单定制

管理员可以根据本单位的业务需求，定义各种格式的表单，提供给各个子系统应用程序。

◆ 工艺定制

管理员无需编程即可快速定义满足其单位需求的各种工作流程。 丰富的定制项目可以很好地满足组织内各种工作处理的需求。 流程定制包括流程定义、链路定义和流向定义三个步骤：

【流程定义】：定义每个流程的名称、类别、管理者、归档方式、归档数据库等基本属性，以及可以应用该流程创建新工作的人员。

【环节定义】：定义流程中各办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限、提示、提醒等。 处理方式可选择：◎编辑◎审批◎分发； 处理人员：可以选择具体职位或人员，也可以设置为由上一个链接指定或由文档中的某个字段指定，并提供“仅需要其中一名处理人员”或“所有处理人员都为”等辅助选项需要一起处理流程”；处理权限为： ◎ 允许编辑文档 ◎ 允许填写注释 ◎ 允许查看注释摘要 ◎ 允许跟踪后续处理流程等，可通过控制变量控制 文本部分可在每个链接中均可查看或编辑；可设置提醒提醒：新作品到达时邮件提醒、处理截止时间、逾期提醒等。

【流向定义】：定义流程中各环节的流向。 可以定义直接流、分支、条件分支、协组织、循环、进入新流程等功能，满足各类流程处理的需要。

自由进程：系统还提供自由进程申请模式。 事实上，有些工作无法使用标准化流程来运行。 在这种情况下，可以将此类工作定义为自由流程，而无需定义流向，从而使工作可以在各个环节之间进行。 资金之间自由流动，完全由经办人根据具体情况决定接下来的流向。

◆ 词典库

设置和维护常用的办公术语、序列号、打印格式等。

◆ 系统初始化

提供创建系统数据库、更新版本信息、恢复系统默认权限、删除用户自定义信息、删除用户登录信息等功能。

2.可规划：工作流程和文件管理制度可根据单位具体情况进行规划

◆ 根据需要设置工作流程

应用流程定制功能可以轻松定义组织的文件发布处理、文件接收处理、请示和报告以及各种审批和签核等工作流程。 流程定制后，可以在日常办公中重复使用。 可以为每个流程设置管理者，方便实时监控流程内所有正在进行的文件，方便各级主管随时掌握工作进度。

◆ 分级文件管理模式

文件在系统中分为四个级别：文件库-文件夹-文件-子文件。 文件库可以根据需要设置，文件夹也可以根据需要设置多级。

◆ 提供多权限架构，使各组织可以根据自身需求有效规划访问控制系统。

文件库权限有四种类型：管理者、编辑者、作者和读者。 文件库权限向下推迟到文件夹。

文件夹权限分为四类：管理者、编辑者、作者和读者。 文件夹权限向下推迟到较低级别的文件夹。

对文件的访问由文件夹权限控制，管理员还可以设置文件级访问权限。

◆ 文件格式定制

文件管理系统中的文件格式形式可以灵活定制，文件中可以存储文本、文档、扫描件、声音、图像等任意类型的文件。

3、可管理：基于组织架构，可以管理整个组织的工作和权限。

当组织内部门、岗位或人员调整时，系统各模块中相应权限可同步更新，确保数据的安全性和完整性。

4、B/S+C/S：采用群件技术和Web技术相结合，提供B/S和C/S两种应用模式

用户可以根据自己的需求选择合适的应用模式，也可以混合使用两种模式。 特别是OA系统在B/S模式下具有良好的运行速度，可以基于互联网安全、快速地运行，极大地方便了分布式办公和移动办公。

5、找人打交道：为领导和办公室人员提供集中处理工作的窗口

OA系统可以将协同工作集中到“待办工作”和“进行中工作”两个窗口。 每项工作都在这里进行分类，并根据时间和优先级进行排列。 每个人都可以方便地轮流处理这里的每项工作。 工作项。

6、可扩展：开放架构、标准化接口、二次开发手册

OA系统采用开放式架构，各模块独立实现，接口标准，为今后系统升级和扩展奠定了良好的基础。 同时，客户还可以根据二次开发手册自行进行二次开发，利用系统内置的二次开发辅助工具开发新的功能模块或与其他系统互联。

4、应用效果

实现远程办公、移动办公，随时随地处理工作事务。 无论您在国外还是国内，无论您在机场、酒店、家里……您都可以随时工作，方便快捷地掌握组织内的工作进展和进度。 并及时处理工作中出现的问题。

实现知识管理，使优秀员工的思想、经验和技能得以积累并转化为组织内的共享资源。 通过OA系统进行知识管理，员工的工作经验和技术技能将不断积累，成为组织中强大的共享资源。 通过知识资源的授权使用，加速创新、提高效率，同时也避免人员流动造成的工作脱节和延误。

通过工作流程自动化，实现高效、快捷的办公。   OA系统可以实现各部门、各层级之间横向、纵向工作流程处理的自动化，将大大提高办公效率，保证工作快速、准确地处理。 这在办公空间分散的单位尤其明显。

有效监督员工的工作状态，实现工作任务的实时监督和提醒，及时有效地监控各部门、每个人的工作进度； 实时全面掌控各部门的工作处理状况，及时发现问题并及时解决，从而减少差错，防止低效办公。 系统会记录每个作业的整个加工状态信息。

明确岗位职责和工作职责，增强人员责任意识，减少推诿、扯皮等现象。 各岗位权责明确，任何人不得越权办理工作，做到职责明确、落实到人、查处有依据； 杜绝工作中权限不清、相互逃避的现象。 解决多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协同办公。

它通过多种渠道和方式促进各级领导与员工之间的有效沟通，让管理者与各级员工保持有效、快速的工作和信息沟通，消除信息沟通不畅给企业发展带来的束缚。

关于千万项

千万项利用Low-Code（低代码/无代码）技术，运用自主研发的APaaS和IPaaS等核心技术产品，完成企业信息化由代码驱动向业务驱动转变，实现企业信息系统快速搭建和开发、数据集成和高效运营，助力中小微企业数字化加速转型升级，全面提升企业生产力。通过灵活的功能组件，让非技术人员也能搭建个性化的CRM、ERP、OA、项目管理、进销存等系统，可以用它管理生产、销售、采购、人事等所有企业活动。